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董事局

(摘自2023年报告书)

董事局的职责

公司由一个董事局管理,董事局负责集团的策略领导及监控工作,为股东取得最大的回报,而同时适当考虑与集团业务伙伴及其他各方的利益。

实现公司业务目标及日常业务的运作由部门管理层负责。董事局则行使多项保留权力,包括:

  • 维持及推动公司文化
  • 制定长期策略
  • 核准各项公告,包括财务报表
  • 承担各项主要的收购、分拆出售及资本项目
  • 授权重大的资本架构变动及重要的借款
  • 根据有关的一般性授权发行或回购股本证券
  • 核准库务政策
  • 制定股息政策
  • 核准董事局的委任
  • 确保有适当的管理层发展及接任计划
  • 制定集团薪酬政策
  • 核准年度预算及预测
  • 检讨业务营运及财政表现
  • 检讨集团在风险管理及内部监控系统的有效程度
  • 确保公司在会计、内部审核、财务汇报和环境、社会及管治职能方面的资源、员工资历及经验,以及员工所接受的培训课程及预算足够
  • 监督可持续发展事宜

董事局有三个主要的委员会协助履行其职责,分别为审核委员会薪酬委员会提名委员会

主席及行政总裁

企业管治守则规定主席与行政总裁的角色应有区分,不应由一人兼任,以确保管理董事局的人士与营运业务的行政人员的职责清楚区分。

主席白德利负责:

  • 领导董事局
  • 拟定董事局会议议程及考虑其他董事建议纳入议程的事项
  • 促使所有董事作出有效的贡献及与其沟通,并使董事彼此建立建设性的关系
  • 确保所有董事对董事局会议上的事项获适当的简介,并获得准确、及时而清楚的资料
  • 获取各董事间的共识
  • 透过董事局确保公司遵循良好的企业管治常规及程序

行政总裁彭国邦负责实施董事局所制定的政策及策略,确保集团业务的日常管理工作得以顺利进行。

年内主席与行政总裁的职责已清楚区分。

董事局的组合

董事局的架构旨在确保其具有出众的才能,并在拥有公司业务所需的技能、经验及多样的观点与角度中取得平衡,使其有效地以团队方式运作,个别人士或小组不可独揽任何决策。

董事局包括主席、其他三名常务董事及十名非常务董事。各董事的个人资料载于本年度报告书的「董事及高级人员」章节之内,并登载于公司网站。

彭国邦、白德利、龙雁仪、马淑贞、马天伟及邵瑞德为英国太古集团有限公司(「太古」)集团董事及/或雇员。范尼克及施铭伦为太古集团股东、董事及/或雇员,以及林双吉为太古集团顾问。

非常务董事提供独立顾问意见和判断,并透过提出建设性的质询对行政人员进行监督,以及就业务表现及风险事宜进行检讨。董事局的审核委员会、提名委员会及薪酬委员会成员只包括非常务董事。

十名非常务董事的其中五位为独立非常务董事,占董事局总人数至少三分之一。

董事局的独立性

公司已建立有效的机制确保董事局能够获得独立的观点和意见。提名委员会(成员大多数为独立非常务董事)评估被任命为独立非常务董事候选人的适合性和独立性,并每年审查每位独立非常务董事的独立性。独立非常务董事与主席每年最少举行一次没有其他董事出席的会议,并可以通过正式和非正式的方式与管理层和包括主席在内的其他董事交流,所有董事在有需要时亦可获得独立的专业意见。这机制每年检讨一次以确保其成效。

独立非常务董事:

  • 向管理层及其他董事局成员提出公开而客观的质询
  • 提出明智的问题,及以具建设性和有力的方式提出质询
  • 提供与集团所营运的业务及市场有关的外来知识,向管理层提出明达的见解及回应

公司接获所有独立非常务董事就其按照上市规则第3.13 条所述因素的独立性作出确认,亦并无与其他董事相互担任对方公司的董事职务,或透过参与其他公司或团体而与其他董事有重大联系;董事局认为全部独立非常务董事为身份及判断独立的董事。

冯裕钧已出任独立非常务董事超过九年,董事局认为尽管其任期较长,但仍保持独立。冯裕钧继续表现出上述独立非常务董事的特质,并没有证据显示他的任期对其独立性有任何影响。在任期间,冯裕钧并无参与公司的日常管理工作、没有涉及任何对他行使独立判断产生重大影响的任何关系或情况,亦并无持有公司任何股份权益。他在董事局及董事局委员会会议上提出公正的意见并作出独立的判断,表现出强烈的独立性。凭借在其他董事职务和岗位中获得的经验和技能,他能够为董事局带来新颖及客观的看法。董事局相信他对集团业务的丰富知识以及其在公司以外的经验,将继续为公司带来莫大裨益,并相信他对公司事务保持独立意见。

考虑到本节所述的所有情况,公司认为所有独立非常务董事就上市规则第3.13条所述因素而言均具独立性。

董事责任

各董事于委任时获发有关集团的资料,包括:

  • 董事局的职责及由董事局负责的事项
  • 董事委员会的角色及职权
  • 集团的企业管治常规及程序
  • 管理层获授予的权力
  • 最新的财务资料

各董事透过参与董事局及其委员会的会议,以及与总办事处及各部门管理层定期会面,不断提升其技术、知识及对公司业务的了解。公司秘书定期让董事知悉有关其作为上市公司董事的法律责任及其他职责的最新资料。

董事可透过公司秘书获得适当的专业培训及意见。

各董事确保能付出足够时间及精神以处理集团的事务。所有董事于首次获委任时,须向董事局披露其于其他公司或机构的董事身份或其他利益,有关利益申报定期更新。于二零二三年十二月三十一日,所有董事均没有出任超过两间其他上市公司(不包括本公司)的董事。

有关各董事其他委任的详情,载述于本年度报告书的「董事及高级人员」章节的董事资料之内。

董事局程序

各董事委员会的运作程序与董事局相同。

二零二二年已定下二零二三年各董事局会议的举行日期,所有日期改动均已在定期会议举行日期最少十四天前通知各董事。公司订有适当安排,让董事提出商讨事项列入董事局定期会议议程。

议程连同董事局文件在会议进行前传阅,让各董事有足够时间作准备。

主席须以身作则,确保董事局行事符合公司最佳利益,并确保与股东保持有效联系,以及确保股东意见可传达到整个董事局。

董事局作出决定,须于董事局会议上投票表决,于休会期间则传阅书面决议。

董事局会议纪录由公司秘书负责撰写,该等会议纪录连同任何有关文件,均向所有董事提供。会议纪录记下董事局所考虑的事项、达成的决定及董事所提出的任何疑虑或表达的反对意见。会议纪录的初稿及最后定稿均发送全体董事,初稿供董事表达意见,最后定稿作其纪录之用。

董事局会议以有助鼓励董事在会议上公开讨论、坦诚辩论及积极参与的形式举行。

董事每年至少开会一次,讨论公司的策略,包括投资和出售计划及其他策略性举措。该些会议亦是提出新倡议和想法的平台。

集团的行政管理层向董事局提供充分的资料和解释,使各董事可就提呈董事局的财务及其他资料,作出有根据的评审。对于董事提出的问题,均作出全面及迅速的回应。

在需要时,独立非常务董事会私下举行会议,讨论与其本身职责有关的事项。

主席每年最少与独立非常务董事举行一次没有其他董事出席的会议。

董事局工作

董事局于二零二三年开会共六次(包括一次策略会议),有关个别董事于董事局会议及董事委员会会议的出席情况列述于下表内。董事局会议的出席率为百分之一百。年内全体董事均亲身或透过电子通讯方式出席董事局会议。

附注:
A:收取与其董事职责相关事宜的培训资料,包括环境、社会及管治。
B:参加由公司外聘顾问提供有关适用的法律和法规,以及与公司业务有关的主题的培训。

董事局于年内的主要工作范畴概述如下。

领导和人员
  • 检讨董事局的架构、规模、组成及独立非常务董事的独立性
  • 讨论提名委员会有关公司在实现董事局多元化、员工多元化以及集团多元化政策的实施和成效方面的可衡量目标的最新进展情况
  • 考虑并核准提名委员会就在二零二三年股东周年大会上重选董事的建议
  • 讨论薪酬委员会有关公司常务董事及高层管理人员的薪酬、男女薪酬公平性及行政总裁薪酬比例等事项的最新情况
策略
  • 讨论集团于二零二四年至二零三三年业务策略和预测的十年计划
  • 讨论集团投资和出售计划的策略
  • 考虑并核准集团的投资、收购或出售、整体投资组合方向和投资计划、资本配置策略及增长目标
  • 检讨集团港币一千亿元投资计划的进展
  • 讨论集团地区投资组合和宏观经济发展的最新情况
财务及业务表现
  • 审议并通过中期和年度业绩,以及中期和年度报告书
  • 讨论并核准二零二三年度预算及中长期财务规划
  • 检讨集团业务的最新情况及营运表现、经营环境及业绩展望
  • 检讨集团资本配置策略的实施情况
  • 讨论发展项目及投资的进展情况
  • 核准并宣派二零二二年度第二次中期股息及二零二三年度第一次中期股息
  • 审议并核准集团重大融资安排及筹资活动
审计、风险管理及内部监控
  • 讨论审核委员会就业绩公告及年度/中期报告书,及对监管及法定规则的遵守等事项的最新情况的汇报,检讨公司的风险管理流程和内部监控系统的有效性、集团内部审核部的调查结果、重大会计和审计问题以及公司守则及政策
  • 通过集团二零二四年度审核策略及检讨二零二三年度计划进度
  • 审阅集团企业风险登记册及检视其重点,包括地缘政治风险、网路安全风险、与持续发展有关风险及其他重大风险,并讨论相关风险管理措施
  • 讨论集团的数码化策略与数据管治
  • 检视集团在健康与安全方面的表现,包括对安全目标的成效、安全隐患汇报系统、安全管理措施以及健康与福祉举措
管治与合规
  • 董事局各委员会主席向董事局汇报其委员会会议的最新情况,包括在会议中讨论的关键事项和提出的问题
  • 审阅集团进行的持续关连交易
  • 审议及通过公司拟发布的监管规则公告
  • 审查公司法律和合规事项的最新情况
  • 审阅公司所采纳的职权范围
  • 接收董事申报其利益的声明书
可持续发展
  • 审议及通过公司《2022可持续发展报告》
  • 讨论集团在「2030可持续发展策略」下实现减碳和其他环境、社会及管治目标所取得的进展、在关键可持续发展指数方面的表现,以及涉可持续发展、气候相关及其他主要环境、社会及管治事项的监管发展

持续专业发展

公司承担为所有董事提供持续专业发展的费用,以发展及更新他们的知识和技能。

所有董事均获提供由公司注册处发出的《董事责任指引》、香港董事学会发出的《董事指引》及香港联合交易所有限公司发出的《董事会及董事企业管治指引》,以及香港联合交易所有限公司或外部顾问发布的有关各种主题(包括环境、社会与管治的监管条例更新)和其他培训材料,亦会邀请他们参加有关金融、商业、经济、风险管理、法律、监管条例及其他商业事项的研讨会和会议。

董事及高级人员的投保安排

公司已就其董事及高级人员可能面对的法律行动作出适当的投保安排。

利益冲突

若有董事在董事局将予考虑的交易或建议中存在重大利益冲突,涉及的董事须申报利益及放弃投票。有关事项须经董事局会议考虑,经于交易中不存在重大利益的董事投票表决。

董事局权力的转授

实施董事局所制定的公司业务策略并达成有关目标,以及日常的管理责任,由行政总裁负责。行政总裁已就其权限获得清晰的指引及指示,特别是在他应向董事局汇报以及在代表公司订立任何承诺前应取得董事局批准等事宜方面。

董事局根据财务及非财务措施所取得的成绩,监控管理层的表现,受监控的主要项目包括:

  • 详细的每月管理账目,包括与财政预算作对比的损益表、财务状况表及现金流量表,以及财政预测
  • 内部及外聘核数师报告
  • 客户、集团业务伙伴、业界组织及服务供应商的意见。

证券交易

公司已采纳关于董事及高级人员进行证券交易的守则(「证券守则」),其条款的严格程度不下于上市规则附录C3所载上市发行人董事进行证券交易的标准守则(「标准守则」)。这些规则载于公司网站。

公司已向每名董事发出一份证券守则,每年两次,分别紧接两个财政期结束前,连同一份提示一并发出,提醒董事不得在集团发表中期及年度业绩前的禁售期内买卖公司证券及衍生工具,并且其所有交易必须按证券守则进行。

根据证券守则的规定,公司董事及高级行政人员须在通知主席并接获注明日期的确认书后,方可买卖公司证券及衍生工具;而主席若拟买卖公司证券及衍生工具,必须在交易前先通知审核委员会主席并接获注明日期的确认书。

在作出特定查询后,公司所有董事确认已遵守标准守则及证券守则规定的标准。

于二零二三年十二月三十一日,各董事于公司及其相联法团(根据证券及期货条例第XV部的含义)的股份中所持权益载于本年度报告书的「董事局报告」章节之内。

委任及重选

如提名委员会物色到个别人士具备合适资格担任董事,可提呈董事局考虑委任。由董事局委任的董事,须于获委任后第一次股东周年大会经股东投票选举,而所有董事每隔三年须经股东重选。

获推荐为新董事者,应具备董事局评核能对董事局之多元化和表现带来正面贡献的技能、知识及经验。为持续审视董事局组合,公司监察董事的任期及董事委任或替补的需要(视情况而定),并不时物色内部和外部候选人。适当时或聘用行政人员猎头公司参与物色具有所需技能的外部候选人。董事局的组合包括获委任的独立非常务董事及由主要股东和公司行政人员之提名。

在评估建议候选人(包括具资格候选或重选的董事)是否合适时,将考虑以下非尽列因素:

  • 公司的企业策略
  • 董事局的结构、规模、组成和需要
  • 候选人可以为董事局带来的潜在贡献,包括所需技能、经验和配合董事局的其他特质
  • 候选人的资格、诚信和可投入的时间
  • 在多元化方面(包括候选人的性别、年龄、文化及教育背景和种族)参考公司的董事局成员多元化政策
  • 被任命为独立非常务董事候选人的独立性

二零二四年三月四日,提名委员会就其组合进行检讨,并考虑到所有董事均根据公司章程进行选举或重选后(视情况而定),提名龙雁仪、马天伟、邵瑞德及朱昌来予股东并建议于二零二四年度股东周年大会上进行选举或重选。有关提名乃根据客观准则(包括性别、年龄、文化及教育背景、种族、专业经验、技能、知识、服务年资、上市公司董事职位数目以及公司主要股东的合法利益)而作出,并适当顾及董事局多元化政策所提述的多元化裨益。提名委员会经考虑上市规则的准则后,对朱昌来的独立性表示信纳。董事局就提名委员会之建议进行考虑,并已考虑龙雁仪、马天伟、邵瑞德及朱昌来各自对董事局的贡献以及对履行职责的热忱,建议于二零二四年度股东周年大会上进行选举或重选(视情况而定)上述所有人士。各参与选举或重选董事的个人资料载于本年度报告书的「董事及高级人员」章节之内,此外亦会载于连同本年度报告书派发的致股东通函,以及登载于公司网站

有关年内及直至本报告书日期董事局变动的详细资料,刊载于本年度报告书的「董事局报告」章节之内。

董事局多元化

董事局采纳一套董事局多元化政策,有关政策登载于公司网站。提名委员会已获授权负责该政策的实施、监察和年度审查。

董事局的组合反映其成员在技能、经验及多样的观点与角度方面均有适当平衡,能配合公司的策略、管治和业务,为董事局的有效运作作出贡献。

为使董事局成员具备多样的观点与角度,公司的政策是在决定董事的委任及续任时考虑多项因素。此等因素包括性别、年龄、文化及教育背景、种族、专业经验、技能、知识、服务年资,以及公司主要股东的合法利益。

董事局致力保持适当的女性董事局成员比例,确保其任何时候不低于百分之三十。

公司亦致力保持雇员男女比例均衡,目标为女性比例任何时候不低于百分之四十。有关雇员性别多元化的详情载于本年度报告「可持续发展」章节及公司《2023可持续发展报告》之内。

公司已采纳以下为董事局发掘潜在继任人选的措施:

  • 公司密切留意董事的任期,以及任命新董事或更换董事的需要(视情况而定),并备存一份候选人名单,内含不时物色到的内部及外部人选
  • 评估董事候选人的原则和主要标准载列于提名委员会的职权范围及公司的董事局多元化政策
  • 现有董事的技能和经验有助于设定寻找内部和外部候选人的标准
  • 适当时或聘用行政人员猎头公司参与物色具有所需技能的外部候选人